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Qué es una presentación eficaz

Diseño eficaz en Power Point

Que es una presentación eficaz. Se habla y se escribe mucho de presentaciones eficaces pero te has parado alguna vez a pensar qué es realmente una presentación eficaz.

La respuesta más habitual que puedes encontrar en este sentido es: una presentación es eficaz cuando cumple con el objetivo que se plantea el ponente al hacerla.  El «para qué la haces». Y aquí podemos encontrarnos con muchos objetivos…para formar, para informar, para contar una idea o un descubrimiento,  para presentar un proyecto fin de carrera, Máster o empresarial.

Pero y aquí viene el pero … lo habitual es quedarse ahí .. en la parte del ponente.. pero..¿que pasa con la audiencia?.

Tras ese primer «para qué» hay un segundo «para qué» que responde a esa pregunta;¿ cuál es nuestro objetivo para la audiencia? ¿que queremos que hagan, sientan, piensen? .   Veamos los ejemplos;

  • Si mi primer para qué» es formar... ¿para que quiero formar? Para que la audiencia aprenda una habilidad, para que aprendan una teoría, para que aprendan nuevas formas de pensar…. No es lo mismo.
  • Si mi primer «para qué» es informar …¿para que quiero informar?  Para que la audiencia conozca una normas y sus consecuencias, para que conozcan unos datos que pueden ser útiles para tomar decisiones, para que descubran algo nuevo, para vender… No es lo mismo.
  • Si mi primer «para qué » es contar una idea o un descubrimiento…¿para qué quiero contarlo?  Para que la audiencia reconozca mi valía, para conseguir financiación, para colaborar con ellos, para conseguir partners… No es lo mismo.
  • Si mi primer «para qué»  es presentar un proyecto... ¿para que quiero hacerlo? Para aprobar, para subir nota, para conseguir el apoyo de la directiva, para que me apruebe presupuesto. Tampoco es lo mismo.

Pero ahí no se queda la cosa .. si repites la pregunta por tercera vez encontrarás el auténtico motivo y motivación.  Prueba y verás.

Profundizar en las objetivos de una presentación respondiendo al «para qué la haces» hasta en tres ocasiones nos va a ayudar de forma diferenciar a diseñar nuestro PowerPoint en estilo, forma y  estructura.

Utilizando una metáfora (que me encantan :-)).  Hacer una presentación es como cocinar para tus invitados. Decides los platos con cuidado pensando en tus invitados, en si alguna persona tiene alergia a algo, le gusta o no algún alimento, compras los ingredientes perfectos para esas recetas, preparas los detalles y la decoración con cariño .. siempre pensando en tus invitados, en el motivo de la celebración, en el lugar, el numero de personas, en lo formal e informal que sea .Y de esta manera creas el ambiente idóneo para ese evento y para que tus invitados se vayan satisfechos después de haber compartido contigo ese rato.

Una vez que tengas claros los objetivos, los para qué llega el momento de diseñar la estructura y cada diapositiva.  Y en esta fase, para que una presentación sea eficaz debe cumplir siempre dos reglas:  la primera es APOYAR con fuerza al ponente en la entrega del mensaje  y la segunda AYUDAR a la audiencia con el objetivo que nos hemos planteado para ellos;  retener la información, aprender una habilidad, crearles interés y motivación etc….

Es muy importante no olvidar la segunda regla (algo que suele ocurrir a menudo)y por eso la mayoría de las presentaciones aburren y son ineficaces provocando en la audiencia todo lo contrario a lo que queremos.

Ponérselo fácil a la audiencia, de eso se trata.  De sintonizar con ellos, de entender su área de interés, de ajustar nuestro lenguaje al de ellos, de adelantarnos a sus expectativas, sus emociones y sus dudas.

El público no está ahí para ser obediente y sintonizar con el comunicador sino todo lo contrario.

Asumir esta responsabilidad te hace ver la comunicación con otra perspectiva y te abre preguntas que te ayudarán a conectar con tu público y tus clientes.

Te cuento las preguntas que yo suelo hacerme cuando estoy diseñando y que te ayudarán a ponerte en los zapatos de la audiencia. Si te haces las preguntas correctas, obtendrás las respuestas oportunas.

¿Cómo me gustaría a mi que me contarán este tema?

Cuando sabemos mucho de un tema damos muchas cosas por sentado. Imagínate que no sabes nada .. o que se lo tienes que contar a tu abuela ¿como lo harías? . Establece una estructura como si fuera un cuento para llevar a la audiencia dónde quieres  Que tu argumento sea claro, conciso y directo. No des rodeos, ve al grano.

¿Habrá alguien que no sepa que significan estas siglas?

De nuevo, no des nada por sentado. Este es una de los errores más comunes.. utilizar lenguaje técnico o siglas que la audiencia puede no entender y que les llevará a perderse. Utiliza lenguaje común y básico.  Tenemos la creencia que cuanto más técnicos mas profesionales parecemos y lo único que conseguimos es perder a mucha audiencia por el camino que no puede seguirnos.

¿Como puedo diseñar visualmente esta información para que sea más fácil de entender?

Piensa fuera de la caja. Es decir intenta huir de estructuras muy usadas y que ya aburren.  Atrévete a innovar.

¿Esta información aporta algo? ¿Puedo prescindir de algo?

Estas preguntas te ayudaran a no cargar con demasiado texto e información la presentación. Por experiencia puedo decirte que en el 80% de las presentaciones sobre el 50% de la información como mínimo. Es importante que tengas presente que una presentación que vas a utilizar para exponer debe ser muy ligera, no hace falta que esté todo ya que para eso este tú.  Otra cosa seria si la presentación la vas a enviar digitalmente, en ese caso es lógico extenderse más.

¿Qué tres cosas me gustarían que se llevarán?

No seas ambicioso.  Es humano que queremos que la audiencia se lleve muchas cosas, pero sé realista. No va a ser posible. Lo normal es que se lleven 3 o 4 ideas o conceptos.. Así que selecciona las ideas importantes y trabaja en profundidad en ellas. Prescinde de las secundarias o llevadlas preparadas tras el gracias final y no te preocupes si el debate surge y alguien pregunta tienes la información y podrás contarla o mostrarla.

Resumiendo y contestado a la pregunta «¿Que es una presentación eficaz?»  que nos hacíamos al principio de este post podríamos decir que aquella que apoya visualmente al ponente para conseguir su objetivo y que ayuda a la audiencia en relación con ese objetivo. Lo importante es que no te olvides de los segundo. 

Diseña tu presentación pensando en tu audiencia. En caso contrario la audiencia lo notará y dejará de prestar atención a lo que estás diciendo en el minuto uno.

Y ahora que sabes como estableces los objetivos de tu presentación, echa un vistazo a este otro post dónde te explico 5 primero pasos para diseñar  una presentación bonita y coherente.  

 

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